5S是一項有計劃、有系統地做到工作場所全面性，有條理、乾淨清潔及標準化。一個有條理的工作場所可使作業更安全、更有效率、更有生產力。可以提昇工作士氣，讓員工有榮譽感與責任感。

一個乾淨、有規劃的工作環境是工作效率高的基礎。請問在一個雜亂的環境中，有可能會進步嗎？我們能寄望在一個糟糕的環境下，人們可以發揮最高的潛能嗎？一個有遠見的人在一個擁塞的環境中，有可能產生新點子嗎？ 5S 的內容包括如何建立並維持一個有品質的工作環境。

5S

5S一詞源自於日文五個字 seiri, seiton, seiso, seiketsu, 和 shitsuke ﹝表一﹞，有人取其英文首字母 S 組成相關的英文〝五 S〞： sort﹝歸類﹞、set (in place)﹝安置﹞、shine﹝擦亮﹞、standardize﹝標準化﹞、sustain﹝維持﹞。

何謂整理

「整理」是5S的第一步驟，指的是丟掉工作場所中無用的、多餘的、不相關的東西。 整理首先將物品分為工作上需要與不需要，儘可能將需要的項目分類減到最少，並放在方便取得的地方。

員工在進行整理時，要丟掉無用的東西時，不要覺得不好意思。 東西的保存是很重要的，但是要將什麼東西丟棄一樣很重要，最重要的是要知道什麼東西可以丟，什麼東西應該保留，也要把該留的東西放在以後找得到的地方。很多人就是捨不得丟東西，他們常會說“你不知道以後可能會再用到”。

此觀念是確保工作場所留下的東西是與工作有關，且所需的品項儘可能最少。 在執行整理時要問下列幾個問題：工作可以簡化嗎？資料是否已經過時？是否已經將空間做有效的規劃？項目標示清楚嗎？是否經常處理垃圾？因為整理，工作得以簡化、空間能有效利用、物品得以審慎購置。

整理可以應用在幾個較典型的例子，如工作流程、不必要的工具、不用的機器、損壞的產品、文件和紙張。

• 區分需要和不需要的物品。
  
• 將不需要的物品從工作場所中移除。
  
• 丟掉從未使用的物品。
  
• 目前沒在用的物品，存放起來。
  
• 移除工作場所中多餘的物品，包含零件、存貨、私人物品、工具、儀器、設備
  
• 使用紅色標籤去除不需要的物品。【錄影帶：與紅牌、看板作戰 133Kb 】
  
• 多數人需要的物品放置在公共區域。
  
• 安排人員整理及管理公共區域。
  
• 個人需要的物品放置在個人工作區域。
  
• 整理工作區域。

何謂整頓

歸類或整齊基本上是與效率有關，譬如你要的東西多久可以拿到，以及多快可以放回去。如果只是隨便的歸類，就不會有很好的效率。因此要分析為什麼拿東西和歸位要花那麼長的時間，也要分別和常用與不常用的人研究，再定出每個人都明瞭的制度。倘若每個人可以快速取得物品，工作流程會有效率、工作人員也有生產率。

歸類是要將所有東西都就定位，此後要固定在那個地方。經常使用的東西要放在隨手拿得到的地方，所有項目都要標識清楚以方便找尋。工具、物品或物料放在正確的位置、要慎選與工作的關聯性和使用者操作的方便性，每一個品項要放在妥善保管的地方，保管地點必須要標示，能夠輕易辨識出此處所放的物品。

有一個歸類的例子，就是將東西分層放置，而不是一起塞進抽屜而已，使每個人都很清楚的看到有那些東西在使用中，用完後也方便放回去。

• 目標：
  
  
  
  • 需要的物品可以很容易找到、放置和取得。
    
  • 先進先出 (FIFO)
    
  • 節省空間和時間。
  
  
• 原則方針：
  
  
  
  • 有空間放置每件物品，每件物品有其歸位。
    
  • 工具和使用指引手冊放在接近使用處所。
    
  • 存放區設計入口要寬廣、長度要淺短。
    
  • 存放區的擺放要延牆壁放置以節省空間。
    
  • 物品放置要面向走道可以方便取放。
    
  • 將類似的物品放在一起，不同的物品放在不同的層列。
    
  • 不要將物品堆疊在一起，儘可能使用架子或隔板分開。
    
  • 使用小盒子來整理小的物品。
    
  • 使用顏色以快速找到物品。
    
  • 清楚標示每項物品和存放區﹝可以明顯辨識﹞
    
  • 使用透明的套子或層板利於辨識。
    
  • 使用特別設計的推車來整理特定機器所需要的工具、夾具、量測工具等。

何謂清掃

清掃的基本信念是“每一個人都是守衛”，清掃包含工作場所清理的煥然一新。也就是說清掃必需是從上到下，從董事長到管理的員工，都要身體力行。

不論是在辦公室或是在公司裡，應規劃出個人負責的清掃區域。工作場所每一區要安排一位或一組人員來清掃。無一處沒整理乾淨。每個人要以訪客的眼光來看工作場所，讓人覺得乾淨留下美好印象。規劃時很重要的是，所指定的區域要很清楚，沒有不清楚或沒有指定的區域。除非每個人都由衷的負起責任，否則你所做的規劃將寸步難行。

開始執行清掃行動時，有些公司會將地板先遮蓋住，再將機器和牆壁上漆粉刷，使整體環境看起來更清潔，一旦經過重新清掃整理，大家就不會讓機器漏油到地面上，如果有也會馬上清除，如果繼續漏油，負責的員工也會自問為甚麼會這樣？並想辦法解決，如此一來，機器修理後會做的更好，工作場所也會常保乾淨，走路也會更加安全。

清掃不只是工作場所而已，還要擴展到公司外面；不只是辦公室而已，還要包括公共區域。

每位員工都要訓練到以「別人的眼光」為自我要求的標準，別人會怎麼想？別人來看這地方的感覺會如何？也要教育員工定期檢查工具和裝備，隨時留意改善工作場所的方法，絕不可以說「已經做的很好了」。

• 目標：
  
  
  
  • 清掃乾淨以確保舒適安全的工作場所。
    
  • 清掃乾淨以明顯識別，減少找尋時間。
    
  • 清掃乾淨以確保較高的工作和產品品質。
  
  
• 原則方針：
  
  
  
  • 使用除塵工具去除堆積在套子或設備上的塵土，避免及減少髒污。
    
  • 檢討髒污的原因，並推動減少髒污源的計劃。
    
  • 機器和桌子的邊腳、電源線以套子蓋住，使灰塵可以很容易、快速的清除。
    
  • 操作者清掃自己的機器和工作場所，進行基本的維護。
    
  • 維持每項事物乾淨以確保正常準備狀態。

何謂清潔

5S的第四步驟或清潔，有些翻譯成「標準化清潔」。包含個人要能訂定出量測和維持清潔的標準。 清潔是反覆不斷的保持前面的三個 S ：整理、整頓和清掃。因此它包含了個人的清潔區域與公司內外環境的清潔，強調的是使用『視覺管理』的技巧。實施清潔要從個人清潔做起。創新與視覺管理是用來達到與維持此境界的二大法門，也唯有達到標準化的清淨，才能在必要時迅速完成任務。

顏色標示和週遭環境顏色的搭配，要能夠突顯出來，以方便辨識。個人要接受訓練運用五官來辨別異常，並即時修正。 顏色管理不只是用來分類而已，也可以用來創造更愉快的工作環境。時下有很多員工喜歡白色或較淡色的工作衣，原因就是此類衣物較容易顯示髒，是工作場所乾淨程度很好的指標，可以知道何時該做 5S 了

員工都應該有保持乾淨和整潔的習慣（從本身做起）。以下是員工在實施清潔時，一些可以做的事情：

• 用過破舊的或過剩的東西要拿掉。
  
• 要注意噪音、氣味、光線、電線、紙屑和其它會影響工作環境的因素，以創造一個安全的環境為主要考量
  
• 檢查東西是否放在合適的地方。
  
• 聆聽平常工作流程中的聲音，隨時注意是否有異常的雜音出現。
  
• 確定每樣東西都有地方放，也放在合適的地方。
  
• 穿上安全的工作衣，並使用安全的裝備。
  
• 減低垃圾量並珍惜寶貴的資源如油、空氣、蒸氣、水和電。

紀律

5S最後一個步驟是「教養」，意謂「紀律」 紀律的目的是使事情能正確的執行，重要的是養成良好的工作習慣。訓練每一個人都知道該做什麼，也讓每一個人都有機會練習。破除不良的習慣並養成好習慣。

「教養」意指持續維持紀律與實施前面4S，並把他視為生活方式。「教養」強調消弭壞習慣及維持好習慣。真正的教養一但養成，個人就會隨時隨地自願性的維持清潔與紀律，而不用藉管理手法來提醒。

自我訓練是很重要的，因為它能超越管教所能達到的境界。如果員工都只是做經理所交代的事，那麼經理就可能要一再的提醒，才可能把一件事情做好（請回想小時候媽媽叮嚀你整理房間的情形﹞。相反的，如果能自我要求、自我訓練，至少會持續每天該做的事，基本上，自我訓練會讓員工“遵守公司的規定”。

 計劃如何落實

5S 與其它品質活動或推動污染防治一樣，要最高領導者的認同，公司裡上上下下每一個人都要參與，絕不是公佈施行就能落實。要確實擬定計劃，不同的機構有不一樣的計劃。要注意的是避免“依樣畫葫蘆”，一味的抄襲。落實 5S 最好是緩慢的逐步進行，因為落實 5S 是一項大工程，通常需要 1-2 年的時間，太過積極躁進的話，肯定會扼殺計劃，有些公司會一個部門一個部門或一樣一樣的推展。

在剛開始實行 5S 時，要先找出並確認會防礙計劃進行的因素，並評估有那些工具是完成 5S 必備的，如特殊的刮刀、告示牌、指示標幟與所需的數量等。

在持續執行 5S 當中，必須將觀念提昇到預防或預測的模式，例如機器方面，可以先修理損壞的部份，進而防止機油的外漏，再進一步以電腦軟體系統管理，此時，甚至可以提出更換機器或改變製作流程。

為了協調先期的工作，公司經理與廠區的一些員工應成立一個督導小組。為了能順利的推行 5S ，也要讓瞭解成立小組目的的人來輔導﹝促進師﹞，最好是會解決問題與善於拿主意的人。督導小組要接受5S的訓練，一旦先期工作完成，接者就要準備好落實 5S 的計劃

 落實

5S 可以用不同的方式來實施，然而，按照 PDCA 的流程會相當有效：

• 籌組計劃委員會﹝PLAN﹞
  
• 針對每個S發展計劃﹝PLAN﹞
  
• 公開性的宣佈開始5S計劃﹝DO﹞
  
• 提供員工訓練和教育的機會﹝DO﹞
  
• 選定一天每個人打掃自己的工作區域﹝DO﹞
  
• 選定一天每個人整理自己的工作場所﹝DO﹞
  
• 評估5S的結果﹝CHECK﹞
  
• 自我檢查和採取正確行動﹝ACTION﹞

在這個階段管理者要為 5S 背書，也要確定落實的日期，最好是該單位已經過了一段較長的適應期，或給予一段預定完成計劃的時間。

以狀況模擬來訓練5S促進師，對計劃的落實有很大的幫助，促進師不應該是5S督導小組的成員，而且執行單位每一個成員都要熟悉5S技術與整個落實計劃。

開始實施 5S 之前可以先照像，再和實施後做比較，以顯示實施後的進步。公司也要建立獎賞制度，以鼓勵員工施行5S。如果是很多部門一起實施 5S ，可以發獎金給落實最好的單位。

開始實施5S時要強調整理﹝有規劃﹞，包括不用的東西要丟掉，必要時也可以改變工作流程，如將工作站與機器重新擺過，所以應該允許員工有權改變工作流程，使工作效率更好。總之，5S小組要確定實施計劃後，所做的改變是使工作效率更好。

接者是歸類﹝整齊﹞方面，每樣東西都要標示清楚且放置定位，所有零件和工具都要放在員工拿得到的地方。就工作流程而言，也要很容易可以歸回原位，也要讓員工有時間適應新的擺設。5S小組要確定歸類後，並沒有使整理方面退步。

最後該單位已準備好進入清潔的階段，工作區要清潔，牆壁與機器要粉刷上漆，地板要看起來乾淨又明亮，地板可以漆上指示的線條，並漆上機器放置的地方。5S小組可以將重新清潔過的區域拍照，以肯定每個人的努力成果。

下一個步驟是標準化的清淨活動，這是使用視覺管理技巧的時候，可以從組成視覺管理小組開始，此小組要有一個專屬的地方開會，可以回顧目前品質指標推行的狀況，可以公佈訊息，可以做為私人面談的場所，可以展示團隊的象徵與成果。

影像方面的記錄應表現出做事的標準方法，以確保新進的與資深的員工都能做出一致的結果。此一影像的指標也可以顯示出實際的“ 得分”，也就是實際上所達到的，可以和公司所要求的目標相比較。同時也要讓這些資料透明化，一旦事情有偏差，監督單位與員工立刻可以看到，並鼓勵他們自動的找出解決的方法，而不需要靠責備的方式。

接下來，5S 小組可以把焦點放在教育訓練，沒有教育就無法維持一致性的品質標準，安全又潔淨的產品，防治污染，以及流暢的工作。5S做的越好，員工就越能遵守生產的標準、流程和規定；否則，就越會發生錯誤、損壞和意外。

然而，要是以權威的方式來教育的話，常常無法持久的做下去或做的好。應該要用鼓勵的方式推動，使人由衷的願意遵守規定，因為工作場所的規定，實際上是規範大家的，唯有卓越的領導，帶領大家共同參與才能達到，並非靠命令或處罰可以做到的。落實5S可以帶領員工將簡單的事情做對，以此為基礎，才能將公司逐步的發展為卓越的公司。

 保存記錄

在落實 5S 計劃時，不只是將結果記錄下來而已，重要的是將遇到的問題、採取的對策和結果，忠實的寫下來。唯有將過去的經驗一一記錄下來，人們才會感覺到進步，才會感覺到隨時間的消逝，所做的努力和改善。5S 督導小組應將這些資料做成一覽表，每次開會都可以隨時參考與檢討。保存資料的方式包括照片、影帶、檢查表單和成立史料館，提醒人們改變前後的差別。整個計劃完成後，可以將所有資料保存在史料館。 這些保存的資料，也可以讓 5S 督導小組溫習，作為下一個部門 5S 計劃的參考。

 訓練

5S 活動的主旨是在清除廢物，使工作環境持續的改善，剛開始的時候，組員可能會覺的有很多項目需要 5S ；繼續施行後，還會發現另外還有需要 5S 的項目，這些項目可以有系統的加以解決，只要一次考慮一個問題，解決一個問題，組員會知道這些問題是可以一一解決，不是無法處理的。

有幾種訓練 5S 的模組，包括認知的訓練、簡要的處理方法、促進師訓練和系統性推廣等。推廣訓練可使用遠距教學﹝如互動式的CD-ROM﹞和實際上課的方式，教學的重點是在訓練的過程中，要有良好的互動。

5S 基本上是要訓練人們自己思考和解決自己的問題，如果不是靠自己完成的都不算是真的進步﹝也就是說，靠別人幫助的永遠是長不大的小孩﹞，讓員工瞭解如何維持也是很重要的，所以學習如何使用電腦畫圖表也是很重要的，有些公司甚至會花錢訓練組員有關流程控制的分析和統計。有趣的是員工越會解決問題，就越會提問題。在執行5S計劃時，圖解流程是很好的工具，可以由此找出改善的方法。

訓練也要包括召開全部門或全公司性的大會，這樣才能向大家報告施行的成果，也可以藉此激勵員工。經由想法與資訊的交換，這種大型的會議可以讓大家持續保有「新鮮感」，也可以彼此相互學習。

 評估

就像很多事情一樣，5S 很容易流於常規的活動而已，5S 的確需要持之以恆，每天注意這些常規的細節，不要認為 5S 所佔的工作比重很小，想把它省略掉，這是錯誤的觀念，因為一旦累積起來，後來就會影響很大。

工作場所的評估與其它相關的評估，是要讓每一個員工都感受到施行5S後美好的改變，使大家攜手共進，盡早找出該注意的地方，以免日後演變成大問題。基本上要設計一套大家共同參與的計劃，5S督導小組接受各部門的報告，各部門也要提供自己內部督導的情況，並向公司5S督導小組做建設性的建議，也可以設計檢核性的工作表，來保存計劃進行的所有記錄。督導小組應擬定評估要項，用來評估全部計劃的進展。

有些公司在落實 5S 計劃時，會用到下列兩項技巧：訪查和觀摩。訪查是到各部門走走看看，並指出該部門的問題，類似「巡查式的管理」，不過訪查的人不一定是管理階層的人，他們只要知道看什麼，並有權指導該單位應改進的地方即可，也就是說，重點在知道要問什麼問題。

觀摩是一個有類似問題的單位，對另一單位提供建言，這種方式的好處是，彼此有機會交換意見，並相互學習。5S評估的最終目的就是落實 5S 計劃，達到全面品質提升的理想環境。

 維持 5S

許多機構在早期推行5S時會回復到舊的推動方式，有些機構則能維持5S計劃多年。什麼是區分成功與失敗5S計劃的因素？第五個S代表「維持」，如果實施完整，5S計劃將會延續。成功維持5S有三項要點：要委身、高階主管支持、有量測成效：

1. 要點#1委身：第一個要點是要做到每一個S，當有一些顯著的成效時，有人會說「我們只想要推行3個S，不打算推行全部 S」，「教養」是教導人員有擔當、激勵榮譽心和堅持準則的態度。
   
2. 要點#2高階管理者的支持：第一和第二要點是相關聯的。如沒有高階主管的支持，單靠個人委身不可能推動5S計劃。所有員工必須確信該機構已在做 5S 計劃。一種方式是每季進行 5S 訪查，高階主管檢查每一工作場所 5S 情況，給予員工建議與支持。另一種展現高階主管支持的有效方法是高階主管授權和參予 5S 的晉級。5S 晉級的方法包含：
   
   
   
   • 指定5S推動日：選定每月或每季一天強調全院5S活動。
     
   • 標語口號：選擇與5S有關的標語口號，張貼在全院的公共區域，實施5S成功的團隊發放印有5S標語口號的襯衫。
     
   • 公開的宣佈：每月或每季宣佈﹝在所有員工集會時﹞，花些時間強調5S的重要。
     
   • 研討會：邀請員工參加全年度的研討會，有些要和5S相關。
   
   
3. 要點#3：成效量測與獎勵系統：第三個要點是量測每個工作場所5S成效，建立獎勵系統，來獎勵推行5S成功的團隊。推行5S計劃成功的醫院，透過每週監測查檢表和評分表來量測，監測的結果公佈在公共區域，此創造出一個良性競爭的氣氛，並給予團隊不斷的激勵。此量測和競爭應該整合在獎勵系統。

 結語

要持之以恆的將這些簡單的事情做好，的確考驗者管理階層的決心，公司經常會發現，只能維持短暫的高標準，也就是說，一旦停止要求剛開始實施時的規定，員工在幾個月後，就回復以前的習慣。這時，公司通常會積極的想要帶領員工回到以前的標準，但是這些措施經常是無效的。

因此，最好是讓每一個人都參與這項新的課題，使其變成公司的常模，只要是異於常模就是不正常，也就是說，一旦員工接受整齊的觀念，就不會允許雜亂的工作環境。

如果沒有持續的巡視管理，是無法使新的常模推廣到整個公司的，也就是說，要經常的走動巡視，不是偶而想到才來看看。重要的是先建立共識，再鼓勵員工自動自發的執行。先介紹基本的項目，讓全體員工成功的完成後，再逐步的提高標準。在落實 5S 計劃時，管理者要“起而行”。

實施 5S 主要有下列好處：

• 可以掌控整個工作樓層的情況，不只是員工的行為而已。
  
• 對公司而言，花費不多。
  
• 使員工的工作更容易，也更安全。
  
• 增進日常的工作效率，並且不斷的改善。
  
• 改善工作流程後，不但工作效率高，生產力也因此而提高。
  
• 鼓勵前瞻性的探討，使問題和浪費發生前，得以防範在先。
  
• 對於員工每天所面對的問題，提供實際的解決方法。
  
• 與公司的其它措施相輔相成，譬如全面的預防措施、限時生產、污染防治、創造安全的環境與努力製造的風氣等。

任何重整公司的計劃都會牽涉到“改變”。凡是改變，最好從最基礎開始，這樣才能真正影響員工的態度，也才能同時達到改善的目的。